Germany data retention schedule

399.00 excl. VAT

From the German Commercial Code down to the Guarding Ordinance. All data retention periods applicable in Germany in one comprehensible records retention schedule. Do you vary retention periods for data categories like fermentation times varies depending on your favourite German beer?

Download the Germany data retention schedule now.


The filerskeepers Germany data retention schedule contains:

  • Over 230 German data retention periods
  • Information about who should keep what data, for which time period, starting when, it is a maximum or minimum period
  • all with a link to the legal reference

All in an handy Excel format. This way, you can adjust, add or export elements to share with your IT or business. Also, you will be able to combine different country schedules. For example, you could merge all ‘accounts and legal records’ data retention periods into one excel.

The Germany data retention schedule contains retention periods in the field of:

Accounts and legal records
• Commercial code
• Civil code
• Act on the professional code of auditors
• Act on the Supervision of payment services
• Act on the detection of proceeds from serious crimes
• Insolvency code
• Regulation on the accounting and bookkeeping obligations of hospitals (Krankenhaus-Buchführungsverordnung)

Tax records
• Fiscal code
• Value added tax act
• Tax consultancy law

HR records
• Social code (Sozialgesetzbuch)
• Income tas law
• Retirement implementing regulation
• Employee transfer act (Gesetz zur Regelung der Arbeitnehmerüberlassung)
• Working hours act (Arbeitszeitgesetz)
• Maternity protection act
• Company pension law (Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung)
• Rehabilitation and participation of disabled people
• Act to improve occupational retirement provision (Betriebsrentengesetz)
• Regulation implementing the Driving Personnel Act (Fahrpersonalverordnung)
• Minimum wage law (Mindestlohngesetz)
• Law on Identity Cards and the electronic proof of identity (Personalausweisgesetz)
• Law on the residence, employment and integration of foreigners in the Federal Territory (Aufenthaltsgesetz)
• Passport law (Paßgesetz)
• Act on Compulsory Working Conditions for Cross-border and for regular domestic use of Employed workers (Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen)
• Act on Compulsory Working Conditions for Employees posted on a Transnational Transit and for Employees (Arbeitnehmer-Entsendegesetz)
• Regulation on the recording and reporting of data for the social security (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung)
• Regulation on the registration and general test procedures for the master’s certificate in crafts and craft-like trades (Meisterprüfungsverfahrensverordnung)
• Act on the Compensation of Employers’ Expenses for Compensation for Payments (Gesetz über den • Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung)
Agreement of 12 January 2012, between the Federal Republic of Germany and the Kingdom of Netherlands concerning cooperation in combating cross-border abuse of social security benefits and employment contributions and basic security benefits for job-seekers, as well as undeclared work and illegal cross-border temporary employment.
• Immigrant Monitoring Ordinance (Migrationshintergrund-Erhebungsverordnung)

Health and safety records
• Law governing protection from hazardous substances
• Regulation of Community Sanctions for reinforcement or union legal regulations in the field of chemical safety
• Major Accidents Ordinance (Störfall-Verordnung)
• Regulation on the security industry (Bewachungsverordnung)
• Operational Safety Ordinance (Betriebssicherheitsverordnung)
• Regulation on safety and health at work with biological agents (Biostoffverordnung)
• Regulation to protect workers against risks arising from artificial optical radiation (Arbeitsschutzverordnung zu künstlicher optischer Strahlung )
• Regulation to protect workers from the hazards of noise and vibration (Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung)
• Regulation on Occupational Health Care (Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge)
• Regulation on the protection from damage by ionizing radiation (Strahlenschutzverordnung)

Environmental records
• Environmental Liability Act (Umwelthaftungsgesetz)
• Environmental audit law (Umweltauditgesetz)
• Law to promote circular economy and ensuring the environmentally friendly management of waste (Kreislaufwirtschaftsgesetz)
• Commercial Waste Ordinance
• Waste Electrical and Electronic Equipment Act (Elektro- und Elektronikgerätegesetz)
• Regulation on substances that deplete the ozone layer (Chemikalien-Ozonschichtverordnung)
• Act to demonstrate the long-term storage of carbon dioxide (Kohlendioxid-Speicherungsgesetz)
• Ordinance on the traceability of waste disposal waste
• Regulation on bans and restrictions on the marketing of dangerous substances, preparations and articles under the Chemicals Act
• Ordinance on hazardous substances (Gefahrstoffverordnung)
• Federal Pollution Control Act (Bundes-Immissionsschutzgesetz)
• Equipment and Machinery Noise Control Ordinance (Geräte- und Maschinenlärmschutzverordnung)
• Ordinance on small and medium-sized combustion plants (Verordnung über kleine und mittlere Feuerungsanlagen)
• Ordinance limiting emissions of highly volatile halogenated organic compounds (Verordnung zur Emissionsbegrenzung von leichtflüchtigen halogenierten organischen Verbindungen)
• Ordinance on the nature and the award of grades of fuel oil (Verordnung über die Beschaffenheit und die Auszeichnung der Qualitäten von Kraft- und Brennstoffen)
• Ordinance on emission declarations (Verordnung über Emissionserklärungen)
• Ordinance on Large Combustion, gas turbine and internal combustion engine installations (Verordnung über Großfeuerungs-, Gasturbinen- und Verbrennungsmotoranlagen)
• Order on the incineration and co-incineration of waste (Verordnung über die Verbrennung und die Mitverbrennung von Abfällen)
• Regulation on the Limitation of Emissions of volatile organic compounds during transfer Or storage of petroleum fuels, fuel mixtures or Crude benzine (Verordnung zur Begrenzung der Emissionen flüchtiger organischer Verbindungen beim Umfüllen oder Lagern von Ottokraftstoffen, Kraftstoffgemischen oder Rohbenzin)
• Ordinance on the control of hydrocarbon emissions during the fueling of motor vehicles (Verordnung zur Begrenzung der Kohlenwasserstoffemissionen bei der Betankung von Kraftfahrzeugen)
• Ordinance on emission limits for combustion engines (Verordnung über Emissionsgrenzwerte für Verbrennungsmotoren)
• Ordinance relating to biological waste treatment (Verordnung über Anlagen zur biologischen Behandlung von Abfällen)
• Ordinance on the control of volatile organic compounds when using organic solvents in certain plants (Verordnung zur Begrenzung der Emissionen flüchtiger organischer Verbindungen bei der Verwendung organischer Lösemittel in bestimmten Anlagen)
• Equipment and Machinery Noise Control Ordinance (Geräte- und Maschinenlärmschutzverordnung)
• Act Governing the Sale, Return and Environmentally Sound Disposal of batteries and accumulators (Batteriegesetz)
• Regulation on the allocation of greenhouse gas emission allowances in the trading period from 2013 to 2020 (Zuteilungsverordnung)
• Site selection law

Transport records
• Dangerous Goods Ordinance Road, Rail and Inland Waterways (Gefahrgutverordnung Straße, Eisenbahn und Binnenschifffahrt)
• Regulation on the transport of dangerous goods by sea (Gefahrgutverordnung See)
• Regulation on the sulfur content of light fuel oil and diesel fuel

Personal data and data privacy records
• Federal data protection act (Bundesdatenschutzgesetz)

Pharmaceutical or medical records
• Regulation on the implementation of good clinical practice in the conduct of clinical trials on medicinal products for human use (GCP-Verordnung)
• Pharmaceutical and drug manufacturing Regulation (Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung)
• Regulation on wholesale of medication (Arzneimittelhandelsverordnung)
• Infection Protection Act (Infektionsschutzgesetz)
• Medical Devices Act (Gesetz über Medizinprodukte)
• Medical Device Directive (Medizinprodukte-Betreiberverordnung)
• Animal Protection Laboratory Animal Regulation (Tierschutz-Versuchstierverordnung)
• Ordinance on veterinary house dispensaries (Verordnung über tierärztliche Hausapotheken)
• Regulation on the operation of pharmacies (Apothekenbetriebsordnung)
• Regulation on sera, vaccines and antigens according to the Animal Health Law (Verordnung über Sera, Impfstoffe und Antigene nach dem Tiergesundheitsgesetz)
• Act implementing the European Regulations Community or the European Union in the field Genetic engineering and labeling without application Of genetically modified organisms (Gesetz zur Durchführung der Verordnungen der Europäischen Gemeinschaft oder der Europäischen Union auf dem Gebiet der Gentechnik und über die Kennzeichnung ohne Anwendung gentechnischer Verfahren hergestellter Lebensmittel)
• Regulation on records in genetic engineering operations and releases (Gentechnik-Aufzeichnungsverordnung)